Después de un accidente laboral en Fort Wayne o el noreste de Indiana, estos registros pueden ayudarle a entender cómo se documentó el suceso. Sin embargo, son solo una parte de las pruebas: OSHA declara expresamente que registrar o informar una lesión no establece la culpa, una infracción de OSHA ni el derecho a recibir beneficios de compensación laboral.
Puntos clave
- El registro OSHA 300 enumera los casos registrables de un establecimiento; el OSHA 300A resume el año; y un informe OSHA 301 proporciona información sobre el incidente de cada caso registrado.
- Una persona que reúna los requisitos debe recibir el registro OSHA 300 pertinente a más tardar al final del siguiente día hábil.
- Usted puede solicitar el informe OSHA 301 correspondiente a su propia lesión, pero generalmente no recibe el informe 301 completo de cada compañero de trabajo.
- Las primeras copias exigidas son gratuitas; pueden aplicarse cargos razonables por localizar y copiar ejemplares adicionales.
- Los empleadores sujetos a estas reglas deben conservar el registro OSHA 300, la lista de casos de privacidad, el resumen anual 300A y los informes OSHA 301 durante cinco años después de que termine el año calendario correspondiente.
- Una anotación de OSHA no establece el derecho a recibir beneficios de compensación laboral.
Los formularios OSHA 300, 300A y 301 cumplen funciones diferentes
Conforme a 29 C.F.R. § 1904.29[1], los empleadores sujetos a estas reglas usan los formularios OSHA 300, 300A y 301 —o formularios equivalentes— para las lesiones y enfermedades registrables. Un caso debe anotarse en el registro OSHA 300 y en un informe OSHA 301 dentro de los siete días calendario siguientes a que el empleador reciba información de que ocurrió una lesión o enfermedad registrable.
| Registro | Qué contiene | Forma de acceso |
|---|---|---|
| Registro OSHA 300 | Una anotación breve de cada lesión o enfermedad registrable, incluida información sobre su clasificación y resultado. | Una persona que reúna los requisitos puede obtener los registros pertinentes, actuales o almacenados, de un establecimiento donde haya trabajado el empleado a más tardar al final del siguiente día hábil. |
| Resumen OSHA 300A | Totales anuales derivados del registro OSHA 300, junto con información sobre el establecimiento y el empleo. | Un empleador sujeto a estas reglas debe exhibir el resumen desde el 1 de febrero hasta el 30 de abril del año siguiente. |
| Informe de incidente OSHA 301 | Un informe sobre el incidente, o un formulario equivalente, por cada caso registrable anotado en el registro OSHA 300. | Un empleado, exempleado o representante personal puede obtener el informe sobre ese empleado a más tardar al final del siguiente día hábil. |
El OSHA 301 puede ser un formulario equivalente en lugar de un documento que lleve el título de OSHA, siempre que el sustituto contenga la misma información, sea igual de legible y comprensible, y siga las mismas instrucciones.
¿Quién puede solicitar un registro OSHA 300 o un informe OSHA 301?
La regla federal de acceso de los empleados en 29 C.F.R. § 1904.35[2] distingue entre empleados, exempleados, representantes personales y representantes autorizados de los empleados.
Empleados y exempleados
Un empleado actual o exempleado puede solicitar los registros OSHA 300 pertinentes de un establecimiento donde haya trabajado esa persona. El empleador debe proporcionar los registros a más tardar al final del siguiente día hábil.
Un empleado actual o exempleado también puede solicitar el informe OSHA 301 que describa la lesión o enfermedad de esa persona, el cual debe proporcionarse a más tardar al final del siguiente día hábil.
Representantes personales
Un representante personal incluye a una persona designada por escrito por el empleado o exempleado, así como al representante legal de un empleado o exempleado fallecido o legalmente incapacitado.
Representantes sindicales autorizados
Para efectos de esta regla de acceso, un representante autorizado de los empleados es un agente autorizado de negociación colectiva.
Dicho representante puede obtener los registros OSHA 300 pertinentes a más tardar al final del siguiente día hábil. Cuando solicite informes OSHA 301 de un establecimiento representado conforme a un convenio colectivo, el representante debe recibir el material permitido dentro de los siete días calendario, pero únicamente la sección titulada “Tell us about the case”; el empleador debe eliminar la información restante.
El empleador no puede cobrar por las primeras copias exigidas, aunque puede imponer un cargo razonable por localizar y copiar ejemplares adicionales.
¿Qué límites de privacidad se aplican?
La copia de un registro OSHA 300 proporcionada a un empleado o representante normalmente conserva los nombres de los empleados. Sin embargo, en determinados casos que generan inquietudes de privacidad, el empleador debe anotar “caso de privacidad” en lugar del nombre del empleado y mantener una lista confidencial separada que vincule el número del caso con el nombre.
Las categorías de privacidad de OSHA incluyen lesiones o enfermedades que afectan partes íntimas del cuerpo o el sistema reproductivo, agresión sexual, enfermedad mental, infección por VIH, hepatitis, tuberculosis, pinchazos con agujas u objetos punzantes contaminados, y otra enfermedad cuando el empleado solicita voluntariamente que se omita su nombre.
Si incluso una descripción sin el nombre pudiera identificar al empleado, el empleador puede describir el caso de privacidad de forma más general, pero debe registrar la causa y la gravedad general.
Estas protecciones explican por qué un registro puede no identificar a un compañero de trabajo y por qué un representante sindical recibe solo una parte limitada de los informes OSHA 301 de los compañeros de trabajo.
¿Qué sucede si su empleador dice que no mantiene un registro OSHA 300?
No todos los empleadores deben mantener habitualmente estos formularios. Una empresa que tuvo 10 empleados o menos durante todo el año calendario anterior generalmente está parcialmente exenta, salvo que OSHA o el Bureau of Labor Statistics exija por escrito el mantenimiento de registros; los establecimientos de las industrias de bajo riesgo incluidas en la lista también pueden estar parcialmente exentos.
La exención por tamaño se basa en el nivel máximo de empleo de toda la empresa, mientras que una exención por industria se evalúa por establecimiento.
Incluso cuando un empleador está parcialmente exento de mantener registros habitualmente, los empleadores sujetos a estas reglas siguen teniendo obligaciones independientes de informar determinados sucesos graves. La página del Indiana Department of Labor sobre el mantenimiento de registros de IOSHA[3] indica que las muertes relacionadas con el trabajo deben informarse dentro de ocho horas, mientras que las hospitalizaciones con ingreso, amputaciones y pérdidas de un ojo deben informarse dentro de 24 horas.
Indiana opera un plan estatal aprobado por OSHA y administrado por el Indiana Department of Labor, e IOSHA tiene jurisdicción sobre la mayoría de los lugares de trabajo de los sectores privado y público de Indiana.
¿Cuánto tiempo deben conservar los registros de OSHA los empleadores sujetos a estas reglas?
Conforme a 29 C.F.R. § 1904.33[4], los empleadores sujetos a estas reglas deben conservar el registro OSHA 300, cualquier lista de casos de privacidad, el resumen anual 300A y los informes OSHA 301 durante cinco años después de que termine el año calendario correspondiente.
Durante ese período de conservación, el empleador debe actualizar el registro OSHA 300 para incluir los casos registrables recién descubiertos y los cambios en casos registrados anteriormente, pero no está obligado a actualizar el resumen 300A ni los informes OSHA 301.
Cómo solicitar los registros por escrito
Una solicitud breve por escrito crea un registro claro de lo que usted pidió. Envíela al gerente de seguridad, al departamento de recursos humanos, al custodio de registros o a otra persona que el empleador identifique como responsable de los registros de OSHA.
| Incluya | Ejemplo de redacción |
|---|---|
| Su identidad y condición | “Soy empleado actual”, “Soy exempleado” o “Soy el representante personal del empleado designado por escrito”. |
| El establecimiento | Proporcione el nombre y la dirección del lugar de trabajo donde usted trabajó. |
| El registro solicitado | Identifique el registro OSHA 300 y los años calendario, o solicite el informe OSHA 301 de su propio incidente. |
| Detalles del incidente | Proporcione su nombre, la fecha del incidente, el departamento, el turno y una descripción breve para que pueda localizarse el registro correcto. |
| Método de entrega | Solicite una copia impresa, una copia electrónica segura o una hora para recogerla. |
Podría escribir: “Proporcione copias de los registros OSHA 300 actuales y almacenados del establecimiento de Fort Wayne donde trabajé correspondientes a los años calendario [años]. Proporcione también el informe de incidente OSHA 301, o un formulario equivalente, que describa mi incidente del [fecha]. Presento esta solicitud conforme a 29 C.F.R. § 1904.35(b)(2)”.
Conserve su solicitud, el comprobante de entrega, la respuesta y cualquier archivo proporcionado en su formato original. Si el empleador dice que no existe ningún registro que responda a la solicitud, pídale que confirme esa respuesta por escrito sin discutir el motivo.
¿Qué pueden indicarle los registros de OSHA después de un accidente laboral en Indiana?
Como método práctico de revisión, compare los registros proporcionados con los documentos que ya tiene. Tome nota de las fechas, los departamentos, las descripciones de puestos, las clasificaciones de casos, los días de ausencia, las anotaciones de trabajo restringido y las narraciones breves de los incidentes; después, prepare una lista de preguntas para un profesional calificado.
No considere una anotación del registro como una conclusión jurídica definitiva. La regla de OSHA dice expresamente que registrar o informar un suceso relacionado con el trabajo no establece la culpa, no demuestra una infracción de OSHA ni establece el derecho a recibir compensación laboral u otros beneficios.
Si no aparece ninguna anotación, deje constancia de ese hecho y pregunte si es pertinente un formulario equivalente, otro establecimiento o una exención parcial. Esta es una lista de preguntas, no una conclusión oficial sobre un empleador en particular.
Para obtener más información general, consulte las guías del despacho sobre cómo informar una lesión laboral y el derecho a recibir compensación laboral en Indiana. Esas preguntas no deben responderse basándose únicamente en el registro de OSHA.
Otros registros que vale la pena conservar
Una solicitud de registros de OSHA no debe sustituir una lista más amplia de pruebas. Según lo que exista, conserve su informe del incidente, fotografías, nombres de testigos, restricciones laborales, horarios, registros de pago, materiales de capacitación, políticas de seguridad, identificadores de equipos, comunicaciones y correspondencia sobre compensación laboral.
Guarde copias privadas de los registros que ya reciba y evite publicar información confidencial. La calculadora de PPI de Indiana del despacho es una hoja de cálculo educativa para ingresar cifras; no determina un resultado.
También puede consultar la página general de información sobre lesiones laborales en Fort Wayne.
Preguntas frecuentes
¿Puedo ver todo el registro OSHA 300 y no solo mi anotación?
Respecto de un establecimiento donde usted trabajó, un empleado actual, exempleado, representante personal o representante autorizado de los empleados puede solicitar el registro OSHA 300 pertinente, actual o almacenado, sujeto a la regla para los casos que generan inquietudes de privacidad.
¿Puedo obtener los informes OSHA 301 completos de mis compañeros de trabajo?
El derecho de acceso de un empleado individual abarca el informe OSHA 301 sobre la lesión o enfermedad de ese mismo empleado. Un representante sindical autorizado puede obtener únicamente la parte “Tell us about the case” de los informes 301 del establecimiento representado, después de que se elimine la demás información.
¿Con qué rapidez debe responder mi empleador?
Una solicitud de un registro OSHA 300 que reúna los requisitos y una solicitud de su propio informe OSHA 301 deben atenderse a más tardar al final del siguiente día hábil; una solicitud válida de información permitida de los informes OSHA 301 presentada por un representante sindical autorizado debe atenderse dentro de siete días calendario.
¿Puede cobrarme el empleador?
Las primeras copias exigidas deben proporcionarse sin costo, pero el empleador puede imponer un cargo razonable por localizar y copiar ejemplares adicionales.
¿Un registro de OSHA demuestra mi reclamación de compensación laboral?
No. OSHA declara que registrar o informar una lesión no establece la culpa, una infracción de OSHA ni el derecho a recibir compensación laboral u otros beneficios.
¿Qué sucede si mi empleador se niega o no responde?
Conserve la solicitud y la respuesta, confirme que dirigió la solicitud al establecimiento y al contacto de registros correctos, y considere comunicarse con IOSHA o con un abogado para hablar de los hechos, en lugar de suponer que la ausencia del registro decide su reclamación por lesión laboral.
Si no está seguro de qué registros laborales son importantes, Delventhal Law Office puede revisar los documentos disponibles y ayudarle a preparar preguntas mediante una evaluación gratuita del caso.
Este artículo proporciona información general, no asesoramiento legal. Solo se forma una relación abogado-cliente si el despacho y el cliente celebran un acuerdo confirmado por el despacho, sujeto a los deberes profesionales aplicables.
