¿Puedo consultar el registro OSHA 300 o el informe de lesiones de mi empleador después de un accidente laboral en Indiana?

Después de un accidente laboral en Fort Wayne o el noreste de Indiana, estos registros pueden ayudarle a comprender cómo se documentó el suceso. Sin embargo, solo constituyen una parte de las pruebas: OSHA declara expresamente que registrar o informar una lesión no determina la culpa, una infracción de OSHA ni la elegibilidad para recibir beneficios de compensación laboral.

Puntos clave

• El registro OSHA 300 enumera los casos que deben registrarse en un establecimiento; el OSHA 300A resume el año; y un informe OSHA 301 proporciona información sobre el incidente de cada caso registrado.
• Un solicitante que cumpla los requisitos debe recibir un registro OSHA 300 pertinente a más tardar al final del siguiente día hábil.
• Usted puede solicitar el informe OSHA 301 relacionado con su propia lesión, pero por lo general no recibe el informe 301 completo de cada compañero de trabajo.
• Las primeras copias exigidas son gratuitas; pueden aplicarse cargos razonables por localizar y copiar ejemplares adicionales.
• Los empleadores sujetos a estas reglas deben conservar el registro OSHA 300, la lista de casos de privacidad, el resumen anual 300A y los informes OSHA 301 durante cinco años después del final del año calendario correspondiente.
• Una anotación de OSHA no determina la elegibilidad para recibir beneficios de compensación laboral.

Los formularios OSHA 300, 300A y 301 cumplen propósitos diferentes

Conforme a 29 C.F.R. § 1904.29^[1], los empleadores sujetos a estas reglas usan los formularios OSHA 300, 300A y 301 —o formularios equivalentes— para las lesiones y enfermedades que deben registrarse. Cada caso debe anotarse en el registro OSHA 300 y en un informe OSHA 301 dentro de los siete días calendario siguientes a que el empleador reciba información de que ocurrió una lesión o enfermedad que debe registrarse.

El OSHA 301 puede ser un formulario equivalente en lugar de un documento que lleve el título de OSHA, siempre que el sustituto contenga la misma información, sea igualmente legible y comprensible, y siga las mismas instrucciones.

¿Quién puede solicitar un registro OSHA 300 o un informe OSHA 301?

La regla federal de acceso de los empleados contenida en 29 C.F.R. § 1904.35^[2] distingue entre empleados, exempleados, representantes personales y representantes autorizados de los empleados.

Empleados y exempleados

Un empleado actual o exempleado puede solicitar los registros OSHA 300 pertinentes de un establecimiento donde haya trabajado. El empleador debe proporcionar los registros a más tardar al final del siguiente día hábil.

Un empleado actual o exempleado también puede solicitar el informe OSHA 301 que describa la lesión o enfermedad de esa persona, el cual debe proporcionarse a más tardar al final del siguiente día hábil.

Representantes personales

Un representante personal incluye a una persona designada por escrito por el empleado o exempleado, así como al representante legal de un empleado o exempleado fallecido o legalmente incapacitado.

Representantes sindicales autorizados

Para efectos de esta regla de acceso, un representante autorizado de los empleados es un agente autorizado de negociación colectiva.

Dicho representante puede obtener los registros OSHA 300 pertinentes a más tardar al final del siguiente día hábil. Cuando solicite informes OSHA 301 de un establecimiento representado conforme a un convenio colectivo, el representante debe recibir el material permitido dentro de los siete días calendario, pero únicamente la sección titulada “Cuéntenos sobre el caso”; el empleador debe eliminar la información restante.

El empleador no puede cobrar por las primeras copias exigidas, aunque puede imponer un cargo razonable por localizar y copiar ejemplares adicionales.

¿Qué límites de privacidad se aplican?

La copia de un registro OSHA 300 proporcionada a un empleado o representante normalmente conserva los nombres de los empleados. Sin embargo, en los casos que plantean problemas de privacidad, el empleador debe anotar “caso de privacidad” en lugar del nombre del empleado y mantener una lista confidencial separada que vincule el número del caso con el nombre.

Las categorías de privacidad de OSHA incluyen lesiones o enfermedades que afecten partes íntimas del cuerpo o el sistema reproductivo, agresión sexual, enfermedad mental, infección por VIH, hepatitis, tuberculosis, pinchazos con agujas u objetos punzocortantes contaminados y cualquier otra enfermedad cuando el empleado solicite voluntariamente que se omita su nombre.

Si incluso una descripción sin el nombre pudiera identificar al empleado, el empleador puede describir un caso de privacidad de manera más general, sin dejar de registrar la causa y la gravedad general.

Estas protecciones explican por qué un registro puede no identificar a un compañero de trabajo y por qué un representante sindical recibe únicamente una parte limitada de los informes OSHA 301 de los compañeros de trabajo.

¿Qué sucede si su empleador dice que no mantiene un registro OSHA 300?

No todos los empleadores deben mantener estos formularios de manera habitual. Por lo general, una empresa que tuvo 10 empleados o menos durante todo el año calendario anterior está parcialmente exenta, a menos que OSHA o la Oficina de Estadísticas Laborales exija por escrito el mantenimiento de registros; los establecimientos de las industrias de bajo riesgo enumeradas también pueden estar parcialmente exentos.

La exención por tamaño se basa en el nivel máximo de empleo de toda la empresa, mientras que la exención por industria se evalúa por establecimiento.

Incluso cuando un empleador está parcialmente exento del mantenimiento habitual de registros, los empleadores sujetos a estas reglas continúan teniendo obligaciones separadas de informar determinados sucesos graves. La página del Departamento de Trabajo de Indiana sobre el mantenimiento de registros de IOSHA^[3] indica que las muertes relacionadas con el trabajo deben informarse dentro de ocho horas, mientras que las hospitalizaciones de pacientes internados, amputaciones y pérdidas de un ojo deben informarse dentro de 24 horas.

Indiana opera un plan estatal aprobado por OSHA que administra el Departamento de Trabajo de Indiana, e IOSHA tiene jurisdicción sobre la mayoría de los lugares de trabajo de los sectores privado y público de Indiana.

¿Cuánto tiempo deben conservar los registros de OSHA los empleadores sujetos a estas reglas?

Conforme a 29 C.F.R. § 1904.33^[4], los empleadores sujetos a estas reglas deben conservar el registro OSHA 300, cualquier lista de casos de privacidad, el resumen anual 300A y los informes OSHA 301 durante cinco años después del final del año calendario correspondiente.

Durante ese período de conservación, el empleador debe actualizar el registro OSHA 300 para incluir los casos que deban registrarse y se descubran posteriormente, así como los cambios en casos registrados anteriormente, pero no está obligado a actualizar el resumen 300A ni los informes OSHA 301.

Cómo solicitar los registros por escrito

Una solicitud breve por escrito crea una constancia clara de lo que usted pidió. Envíela al gerente de seguridad, al departamento de recursos humanos, al custodio de registros o a otra persona que el empleador identifique como responsable de los registros de OSHA.

Podría escribir: “Proporcione copias de los registros OSHA 300 actuales y almacenados del establecimiento de Fort Wayne donde trabajé correspondientes a los años calendario [años]. Proporcione también el informe de incidente OSHA 301, o el formulario equivalente, que describa mi incidente del [fecha]. Presento esta solicitud conforme a 29 C.F.R. § 1904.35(b)(2)”.

Conserve su solicitud, el comprobante de entrega, la respuesta y todos los archivos proporcionados en su forma original. Si el empleador dice que no existe ningún registro que responda a la solicitud, pídale que confirme esa respuesta por escrito, sin discutir el motivo.

¿Qué pueden decirle los registros de OSHA después de un accidente laboral en Indiana?

Como método práctico de revisión, compare los registros proporcionados con los documentos que ya tiene. Anote las fechas, los departamentos, las descripciones del puesto, las clasificaciones de los casos, los días de ausencia, las anotaciones sobre restricciones laborales y los relatos breves de los incidentes; luego prepare una lista de preguntas para un profesional calificado.

No considere una anotación del registro como una conclusión legal definitiva. La regla de OSHA dice expresamente que registrar o informar un suceso relacionado con el trabajo no determina la culpa, prueba una infracción de OSHA ni determina la elegibilidad para recibir compensación laboral u otros beneficios.

Si no aparece ninguna anotación, tome nota de ello y pregunte si podría ser pertinente un formulario equivalente, otro establecimiento o una exención parcial. Esta es una lista de preguntas, no una conclusión oficial sobre un empleador en particular.

Para obtener más información general, consulte las guías del despacho sobre cómo informar una lesión laboral y la elegibilidad para recibir compensación laboral en Indiana. Esas preguntas no deben responderse basándose únicamente en el registro de OSHA.

Un informe de IOSHA no es una reclamación de compensación laboral

La regla práctica: un informe que su empleador presenta ante una agencia de seguridad y un registro que su empleador conserva en sus propios archivos no son lo mismo que su reclamación. Su reclamación es un trámite separado con su propio plazo, y ninguna presentación del empleador la inicia por usted.

Es fácil confundir cuatro obligaciones diferentes después de una lesión grave. Involucran a personas distintas, destinatarios distintos y plazos distintos.

Su aviso al empleador. Conforme al Código de Indiana 22-3-3-1^[5], un empleado lesionado debe notificar la lesión por escrito al empleador tan pronto como sea razonablemente posible, a menos que el empleador ya tenga conocimiento efectivo de ella. Luego, la ley dispone que, a menos que se dé el aviso o el empleador adquiera conocimiento dentro de treinta días de la lesión, “no se pagará compensación hasta la fecha en que se dé dicho aviso o se obtenga dicho conocimiento, y a partir de ella”. La misma sección añade que la falta de conocimiento o un defecto en el aviso no impide recibir compensación, a menos que el empleador demuestre que sufrió un perjuicio, y únicamente en la medida de dicho perjuicio. De todos modos, entregue el aviso por escrito y conserve una copia con la fecha.

El informe de su empleador se refiere a la obligación del empleador, no a la de usted. El Código de Indiana 22-3-4-13^[5] exige que todo empleador mantenga un registro de las lesiones y, dentro de siete días de enterarse de una lesión que cause la muerte o requiera atención médica más allá de los primeros auxilios, la informe por escrito a su aseguradora, o a la Junta si el empleador está autoasegurado. Después, la aseguradora tiene su propio plazo para entregar ese informe a la Junta. La ley indica que estos requisitos de información pretenden ser congruentes con los requisitos de registro de OSHA establecidos en 29 CFR 1904.7, y precisamente por eso los dos sistemas se parecen, aunque no sean lo mismo.

Su reclamación tiene su propio plazo. Conforme al Código de Indiana 22-3-3-3^[5], el derecho a recibir compensación queda extinguido para siempre a menos que se presente una reclamación ante la Junta de Compensación Laboral dentro de dos años después del accidente, o dentro de dos años después de la muerte si la lesión es mortal. Si se ha pagado compensación por discapacidad total temporal (TTD) o discapacidad parcial temporal (TPD), ese período de dos años para presentar una solicitud de ajuste de la reclamación comienza en la última fecha por la cual se pagó dicha compensación.

Por lo tanto, un empleador puede informar su lesión a IOSHA dentro de horas, anotarla en su registro OSHA 300 y enviar un informe a su aseguradora, sin que ninguna de esas acciones presente su reclamación. Esos registros pueden ayudarle a probar lo que ocurrió y cuándo se enteró el empleador, y esa es la razón para solicitarlos. Son pruebas, no una presentación.

Si usted no sabe con certeza si se ha presentado algo en su nombre, la Junta publica una manera de confirmar si se ha presentado un Primer Informe^[6] sobre su lesión. Verificarlo es más rápido que suponerlo.

Otros registros que vale la pena conservar

Una solicitud a OSHA no debe sustituir una lista más amplia de pruebas. Según lo que exista, conserve su informe del incidente, fotografías, nombres de testigos, restricciones laborales, horarios, registros de pago, materiales de capacitación, políticas de seguridad, identificadores del equipo, comunicaciones y correspondencia sobre la compensación laboral.

Guarde copias privadas de los registros que ya reciba y evite publicar información confidencial. La calculadora de PPI de Indiana del despacho es una hoja de trabajo educativa para ingresar cifras; no determina ningún resultado.

También puede consultar la página general de información sobre lesiones laborales en Fort Wayne.

Preguntas frecuentes

¿Puedo consultar todo el registro OSHA 300 y no solo mi anotación?

Para un establecimiento donde usted trabajó, un empleado actual, exempleado, representante personal o representante autorizado de los empleados puede solicitar el registro OSHA 300 pertinente, actual o almacenado, sujeto a la regla sobre los casos de privacidad.

¿Puedo obtener los informes OSHA 301 completos de mis compañeros de trabajo?

El derecho de acceso de un empleado individual abarca el informe OSHA 301 sobre la lesión o enfermedad de ese mismo empleado. Un representante sindical autorizado puede obtener únicamente la parte titulada “Cuéntenos sobre el caso” de los informes 301 del establecimiento representado, tras eliminarse la demás información.

¿Con qué rapidez debe responder mi empleador?

Una solicitud que cumpla los requisitos para obtener un registro OSHA 300 y una solicitud de su propio informe OSHA 301 deben atenderse a más tardar al final del siguiente día hábil; una solicitud que cumpla los requisitos de un representante sindical autorizado para obtener material del OSHA 301 debe atenderse dentro de siete días calendario.

¿Puede cobrarme el empleador?

Las primeras copias exigidas deben proporcionarse sin costo, pero el empleador puede imponer un cargo razonable por localizar y copiar ejemplares adicionales.

¿Un registro de OSHA prueba mi reclamación de compensación laboral?

No. OSHA indica que registrar o informar una lesión no determina la culpa, una infracción de OSHA ni la elegibilidad para recibir compensación laboral u otros beneficios.

¿Qué sucede si mi empleador se niega a responder o no responde?

Conserve la solicitud y la respuesta, confirme que dirigió la solicitud al establecimiento y al contacto de registros correctos, y considere comunicarse con IOSHA o con un abogado para hablar sobre los hechos, en lugar de suponer que la ausencia del registro decide su reclamación por lesión laboral.

Si no sabe con certeza qué registros laborales son pertinentes, Delventhal Law Office puede revisar los documentos disponibles y ayudarle a preparar preguntas mediante una evaluación gratuita del caso.

Este artículo proporciona información general, no constituye asesoramiento legal. Una relación abogado-cliente se forma únicamente si el despacho y el cliente celebran un acuerdo confirmado por el despacho, sujeto a las obligaciones profesionales aplicables.

Fuentes

1. 29 C.F.R. § 1904.29 (osha.gov) ↩
2. regla federal de acceso de los empleados contenida en 29 C.F.R. § 1904.35 (osha.gov) ↩
3. página del Departamento de Trabajo de Indiana sobre el mantenimiento de registros de IOSHA (in.gov) ↩
4. 29 C.F.R. § 1904.33 (osha.gov) ↩
5. Código de Indiana 22-3-3-1 (iga.in.gov) ↩
6. confirmar si se ha presentado un Primer Informe (in.gov) ↩