Es comprensible que usted quiera tener un registro preciso de la consulta y de las instrucciones para regresar al trabajo. El objetivo es conservar esa información sin convertir la consulta en una disputa sobre el teléfono. Esta guía distingue las reglas sobre grabaciones de las reglas sobre exámenes y documentación que son importantes en una reclamación de compensación laboral en Indiana.
Puntos clave
- Las reglas sobre el consentimiento de los participantes regulan la interceptación de conversaciones; no responden por completo las cuestiones relacionadas con las políticas de la clínica, el video, otros pacientes o una orden de examen.
- Pedir permiso es una recomendación práctica en este caso, no una afirmación de que Indiana siempre exige el consentimiento de todos.
- No suponga que un desacuerdo sobre la grabación justifica faltar a un examen solicitado por el empleador u obstruirlo.
- Las notas escritas de la consulta, los formularios sobre la situación laboral y el informe de examen exigido por ley pueden proporcionar un registro separado.
- Las pautas de la Junta sobre los gestores de casos de enfermería tratan la presencia en la sala de examen por separado de la grabación.
Lo que la ley sobre grabaciones responde y lo que no responde
Regla federal sobre el consentimiento de los participantes. 18 U.S.C. § 2511(2)(d)[1] establece que una persona que no actúe al amparo de la autoridad pública puede interceptar una comunicación por cable, oral o electrónica cuando esa persona sea parte de la comunicación o una de las partes haya dado su consentimiento previo, a menos que el propósito sea cometer un acto delictivo o un agravio. Esa es una regla sobre la legalidad conforme a ese capítulo federal, no un permiso para ignorar cualquier otra restricción legal.
Las definiciones de Indiana son importantes. El Código de Indiana 35-31.5-2-176[2] define “interceptación” en relación con una persona distinta del emisor o receptor que graba o capta una comunicación electrónica sin el consentimiento del emisor o receptor. La Sección 110[3] define la comunicación electrónica por referencia a la transmisión mediante cable, radio o determinados sistemas electrónicos. Estas disposiciones explican por qué una afirmación general sobre el “consentimiento de una sola parte” no debe sustituir el análisis de cómo y qué está grabando usted.
El consentimiento de la clínica es una cuestión distinta. Una excepción de consentimiento en una ley sobre grabaciones no constituye por sí misma una orden que obligue a un profesional clínico a realizar un examen conforme a las condiciones de grabación que usted prefiera. Del mismo modo, la objeción de una clínica no demuestra por sí sola que grabar constituiría un delito. Este artículo no determina si una política específica de la clínica, una condición del examen o una solicitud de adaptación es exigible. Si existe un conflicto, pida a su abogado que revise la política y el aviso de la cita en cuestión.
Para una consulta presencial ordinaria, nuestro enfoque práctico es solicitar una grabación de audio acordada de su propia conversación. No deje un dispositivo grabando después de retirarse, no grabe a pacientes ajenos ni suponga que las reglas de consentimiento para audio resuelven cuestiones relacionadas con el video o la telesalud interestatal. Esas situaciones requieren su propio análisis.
Cómo pedir permiso antes de la cita
Cuando sea posible, comuníquese con la clínica antes de la consulta. Explique el propósito sin acusar a nadie: “Quiero recordar las instrucciones con precisión. ¿Puedo hacer una grabación de audio de mi conversación con el profesional clínico para mis propias notas?”
| Pregunta que debe hacer | Qué debe aclarar |
|---|---|
| ¿Puedo grabar nuestra conversación con el teléfono a la vista? | Si el profesional clínico está de acuerdo y si la solicitud se limita únicamente al audio. |
| ¿Tiene su consultorio una política escrita sobre grabaciones? | Cualquier formulario de consentimiento, restricción o persona que pueda resolver la solicitud. |
| ¿Cuándo debo comenzar y detener la grabación? | Mantenga la grabación limitada a la conversación acordada, no a la actividad en la sala de espera. |
| Si existe una objeción, ¿cómo puedo obtener instrucciones por escrito? | Notas de la consulta, formularios sobre la situación laboral y una oportunidad para aclarar el plan. |
Conserve la respuesta escrita del consultorio. Si necesita asistencia para comunicarse, explique de antemano qué le ayudaría y pregunte por las opciones disponibles; no suponga que una respuesta general sobre la política de grabación resuelve su situación particular.
Qué hacer si no le permiten grabar
No convierta un desacuerdo sobre la grabación en una discusión en la sala de examen. Como preparación práctica, solicite el motivo y la alternativa propuesta, conserve la respuesta y comuníquese con su abogado si la disputa pone en riesgo la cita. No condicione su asistencia a que le permitan grabar sin antes recibir asesoramiento sobre ese examen.
- Lleve una lista concisa de las preguntas, los medicamentos y las tareas laborales que quiera comentar.
- Pida tomar notas por escrito y solicite restricciones claras por escrito.
- Solicite la nota de la consulta, el formulario sobre la situación laboral, las remisiones y las órdenes mediante el proceso del consultorio para solicitar expedientes.
- Inmediatamente después, escriba un relato fechado de lo que entendió.
- Utilice un mensaje breve en el portal para preguntar sobre una instrucción poco clara o una discrepancia; no altere el documento del profesional clínico.
Conforme a 45 C.F.R. § 164.524(a)(1)[4], una persona generalmente tiene acceso a la información médica protegida sobre sí misma que forme parte del conjunto de expedientes designado de una entidad cubierta. Existen excepciones, incluidas las notas de psicoterapia y la información recopilada ante la previsión razonable de un procedimiento civil, penal o administrativo, o para utilizarse en él, además de otros motivos específicos de denegación. No suponga que todos los expedientes de un examen relacionado con un litigio están disponibles por medio de HIPAA. Esta es una regla sobre el acceso a expedientes, no una autorización para grabar una cita.
Los exámenes solicitados por el empleador requieren especial cuidado
El Código de Indiana 22-3-3-6(a)[5] exige que un empleado lesionado, durante un período en el que alegue una discapacidad o incapacidad resultante, se someta a exámenes en momentos y lugares razonables cuando lo solicite el empleador o lo ordene la Junta de Compensación Laboral, realizados por el médico o cirujano calificado designado y remunerado según lo dispuesto por la ley.
La ley establece que la negativa o la obstrucción suspende el derecho a recibir compensación y a continuar los procedimientos hasta que termine la negativa o la obstrucción. También establece que la compensación correspondiente a ese período de suspensión no es pagadera, a menos que la Junta considere justificadas las circunstancias. El empleado debe ser notificado formalmente de las consecuencias mediante el formulario prescrito por la Junta. Una solicitud para grabar no constituye automáticamente una negativa ni una obstrucción; determinar si una conducta equivale a alguna de ellas exige considerar los hechos y el proceso aplicable. No suponga que puede faltar al examen sin riesgo debido a un desacuerdo sobre la grabación.
Las secciones 6(a) y (c) permiten expresamente que esté presente un médico o cirujano debidamente calificado proporcionado y remunerado por el empleado. Esa disposición específica sobre la presencia se refiere a un profesional médico; gestione por separado cualquier solicitud para que esté presente un amigo, familiar u otra persona de apoyo, en lugar de suponer que son intercambiables.
Una declaración escrita del examen constituye una protección distinta. Conforme a la sección 6(c), cuando un médico contratado por el empleador examina al trabajador y este no tiene presente a un médico propio, el examinador debe entregar al trabajador o a su representante una declaración escrita que revele los hechos comunicados al empleador. Debe proporcionarse tan pronto como sea posible y, a más tardar, 30 días antes de la fecha fijada para la audiencia, no necesariamente dentro de los 30 días posteriores a la cita. La sección 6(e) especifica la información obligatoria, incluidos los antecedentes de la lesión, el diagnóstico, la opinión sobre la causalidad y sus fundamentos, la opinión sobre la discapacidad o incapacidad y sus fundamentos, y la firma del médico. Consulte las secciones 6(c)–(g) para conocer las reglas sobre la declaración y las pruebas[5].
Para obtener información general sobre las consultas médicas, consulte quién elige al médico en una reclamación de compensación laboral en Indiana.
¿Puede estar presente un gestor de casos de enfermería?
Las Pautas para gestores de casos de enfermería de la Junta de Compensación Laboral de Indiana[6] establecen que el gestor de casos de enfermería debe informar al empleado que este puede exigir que el gestor de casos de enfermería no esté presente durante un examen médico. Si el gestor de casos de enfermería se reúne con el médico antes de una cita o al concluirla, se debe invitar al trabajador lesionado a participar.
Esas pautas sobre la presencia son independientes de si se graba una conversación. Si desea que el gestor de casos permanezca fuera durante el examen, comunique esa solicitud con calma. Nuestra guía de Indiana sobre gestores de casos de enfermería explica esa función con más detalle.
Conserve un registro preciso, con o sin audio
Utilice un archivo uniforme para los avisos de citas, la respuesta de la clínica a una solicitud de grabación, las notas de las consultas, los formularios sobre la situación laboral y sus propias notas fechadas. Compare lo que usted entendió con las restricciones escritas y pida al profesional clínico que aclare las discrepancias. La lista de verificación para los expedientes que debe conservar un trabajador lesionado puede ayudarle a organizar el expediente general de la reclamación.
Si realiza una grabación acordada, conserve el archivo original y anote la fecha, los participantes y el alcance acordado. Evite editar el original o publicarlo. Consulte con su abogado sobre el uso o la divulgación de la grabación, en lugar de suponer que será admitida como prueba o resolverá un desacuerdo médico. Estas son recomendaciones para conservar información, no predicciones sobre su admisión como prueba ni sobre el resultado de una reclamación.
Preguntas frecuentes
¿El consentimiento de una sola parte significa que nunca necesito preguntarle al médico?
Por lo general, la regla federal sobre el consentimiento de los participantes permite que un participante particular grabe una conversación, a menos que el propósito sea delictivo o constituya un agravio. La definición de interceptación de Indiana también distingue a los participantes de las personas ajenas que graban sin consentimiento. Ninguno de estos puntos resuelve todas las disputas sobre las políticas de una clínica o las órdenes de examen. Preguntar primero es nuestra recomendación práctica, no una afirmación de que el consentimiento de todos siempre sea un requisito legal.
¿Qué sucede si la clínica rechaza mi solicitud para grabar?
Solicite su política y una forma alternativa de documentar la consulta. Si la objeción afecta su capacidad para completar un examen obligatorio, pida a su abogado que revise el aviso y la respuesta. Esta guía no determina si una negativa o política específica es legalmente exigible.
¿Puedo faltar a un examen solicitado por el empleador si no me permiten grabar?
No suponga que eso sea seguro. El Código de Indiana 22-3-3-6 contempla consecuencias de suspensión por negativa u obstrucción, una disposición que exige una notificación y una disposición que permite que la Junta determine si existe justificación respecto de la compensación durante la suspensión. Solicite asesoramiento antes de condicionar su participación a que le permitan grabar.
¿Tengo que permitir que el gestor de casos de enfermería permanezca en la sala de examen?
Las pautas de la Junta establecen que usted puede exigir que el gestor de casos de enfermería no esté presente durante el examen médico. Esto es independiente de una solicitud para grabar.
¿Puedo obtener las notas o un informe del examen después?
Por lo general, HIPAA permite acceder a los expedientes que forman parte del conjunto de expedientes designado de una entidad cubierta, sujeto a excepciones. Para un examen contratado por el empleador en el que no esté presente un médico proporcionado por el empleado, el Código de Indiana 22-3-3-6(c) exige por separado que se entregue una declaración escrita al empleado o a su representante. Pregunte qué proceso corresponde al documento que necesita.
¿El permiso para grabar audio también permite grabar video?
No lo suponga. Especifique el formato cuando solicite permiso y mantenga cualquier grabación acordada dentro de ese alcance. Este artículo no analiza la ley sobre cámaras ocultas ni autoriza grabar en video a otros pacientes, vestidores o un examen.
Si un aviso de examen, una disputa sobre una grabación, la falta de un informe o una restricción inexacta está afectando su reclamación de compensación laboral en Indiana, Delventhal Law Office puede revisar los documentos y hablar con usted sobre los próximos pasos. Solicite una consulta gratuita; no publique información médica privada.
Este artículo contiene información general sobre las leyes de Indiana y no constituye asesoramiento legal. Leerlo no crea una relación abogado-cliente, y comunicarse con nosotros tampoco.
